Organisasjonsskolen
4/2022

Årsmøter i lokallag

Hvorfor gjennomfører vi årsmøter i Psoriasis- og eksemforbundet (PEF)?

Gunn Grav Graffer

Medlem i sentralstyret i Psoriasis- og eksemforbundet

Irmelin Einevoll

Medlem i sentralstyret i Psoriasis- og eksemforbundet

Mari Øvergaard

Generalsekretær i Psoriasis- og eksemforbundet

PEFs organisasjonsskole

I fem utgaver av Hud & Helse fremover kommer vi til å skrive om temaer som er viktige å kunne som tillitsvalgt i et lokallag eller et fylkeslag i Psoriasis- og eksemforbundet (PEF).

PEFs organisasjonsskole består av opplæring i å drive en forening lokalt, enten det er gjennomføring av et årsmøte, en medlemsaktivitet eller kjennskap til og kunnskap om PEFs styrende dokumenter.

Målet med organisasjonsskolen er å gi alle verktøy som kan hjelpe i arbeidet med å drive et lokallag eller fylkeslag i PEF.

Har du tilbakemeldinger til oss? Eller ønsker for temaer som kan tas opp gjennom i PEFs organisasjonsskole?

Send oss en epost på post@pefnorge.no

Årsmøtet er lokallagets øverste myndighet. På årsmøtet kan medlemmene som har fylt 15 år og betalt PEFs medlemskontingent for inneværende år, delta. Deltakerne har tale- og forslagsrett, samt stemmerett og rett til å la seg velge til verv. Årsmøtet er medlemmenes mulighet til å være med og styre lokallaget, og det gjøres blant annet gjennom å behandle budsjett, handlingsplan og bestemme hvem som skal sitte i styret.

Årsmøtet kan gjennomføres digitalt eller fysisk. Det kan også gjennomføres i kombinasjon med andre aktiviteter som for eksempel et fagforedrag eller et kulturelt innslag.

Hva er gyldige årsmøter?

Det er vedtektene som beskriver hvordan et årsmøte skal gjennomføres for å ansees som gyldig. Vedtektene sier dette om gjennomføringen av årsmøter i lokallag:

  • Årsmøtet skal gjennomføres innen utgangen av februar.

  • Ta kontakt med valgkomiteen i god tid (gjerne to måneder) før innkallingen sendes ut, slik at valgkomiteen kan begynne jobben med å sette sammen et styre for neste periode. Valgkomiteen må ha tilgang til medlemslisten, og denne skal slettes (makuleres) etterpå. Oppdatert liste får man enten ved å kontakte administrasjonen eller ved å logge seg inn på medlemssystemet. Valgkomiteen må også forholde seg til vedtektene om sammensetning av styret, antall osv.

  • Det er det sittende styret som innstiller på valgkomité, og det skal fortrinnsvis være personer som IKKE sitter i styret og ønsker gjenvalg.

  • Regnskapet ferdigstilles og godkjennes av revisor før årsmøtet. Revisjonsberetningen skal legges frem på årsmøtet.

  • Innkallingen til årsmøtet sendes medlemmene senest fire uker før årsmøtet. Denne kan sendes som epost eller vanlig post. Årsmøtet kan også bekjentgjøres andre steder som for eksempel i medlemsbladet eller på Facebook-sider. Det er viktig å sikre at alle medlemmer får kjennskap til årsmøtet

  • Innkallingen må inneholde: Dato, tid og sted for møtet og dagsorden (se faktaboks om dagsorden nederst i saken)

  • Innkallingen må også inneholde informasjon om at innkomne saker (saker medlemmene ønsker tatt opp på årsmøtet) må sendes styret senest tre uker før årsmøtet. Husk å oppgi kontaktinformasjon.

Avviklingen av årsmøtet

På selve årsmøtet følges innkallingen, og det legges frem sakspapirer på de forskjellige postene.

  • Sakspapirene bør gjøres tilgjengelige senest en uke i forkant av årsmøtet. Dette kan gjøres ved at medlemmene ber om dokumentene eller at de tilgjengeliggjøres på egnet sted (for eksempel kan de publiseres digitalt eller i medlemsbladet). Dette kan opplyses om i innkallingen.

  • Registrering av deltakerne ved ankomst. Det er viktig å sjekke deltakere mot medlemsliste.

  • Det er lurt at møtelederen har satt seg godt inn i sakene som skal behandles. Møtelederen skal holde styr på rekkefølgen sakene behandles etter, talelister mv. Møtelederen gjennomfører avstemmingen i alle saker. Akklamasjon eller votering ved håndsopprekning er de vanligste måtene å gjennomføre avstemminger på.

  • Møteleder skal også sørge for god gjennomføring av valg. Ved behov (for eksempel hvis det er flere kandidater mot hverandre) gjennomføres skriftlig votering. Tellekorpset samler inn og teller, og overbringer resultatet til møteleder.

  • Vedtak er gyldig når over halvparten av de avgitte stemmene er for. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.

  • Når alle sakene er behandlet erklærer møteleder selve årsmøtet for hevet og gir ordet til styreleder eller den som skal takke av og avslutte årsmøtet.

Hva skjer etter årsmøtet?

Innen 14 dager etter årsmøtet skal følgende sendes til PEF sentralt. Det kan gjerne sendes til denne epost­adressen: post@pefnorge.no. Dette skal sendes:

  • Godkjent årsberetning og regnskap

  • Signert protokoll fra årsmøtet

  • Arbeidsplan/handlingsplan

  • Utfylt rapportskjema (Dette skjemaet er et krav fra offentlige myndigheter, og skal fylles ut med data per 31. desember i året før årsmøtet gjennomføres.).

  • Liste med kontaktinformasjon (e-post og telefon) til alle i styret

Til fylkeslaget og representantskapsrepresentanten sendes:

  • Protokoll

  • Utfylt rapportskjema

Registrering

Det nye styret skal legge inn endringene i styret i Brønnøysundregistrene. Bruk skjemaet som dere finner på Samordnet registermelding på Altinn.no. Legg ved protokoll fra årsmøtet.

Administrasjon kan være behjelpelig om styret ikke vet hvordan dette skal gjøres.

Trenger ditt lokallag bistand til gjennomføringen av årsmøte? Ta kontakt med ditt fylkeslag, eller administrasjonen i PEF.

Dagsorden:

  1. KONSTITUERING

    1. Navneopprop

    2. Godkjenning av innkalling

    3. Godkjenning av dagsorden

    4. Valg av møteleder

    5. Valg av sekretær

    6. Valg av to protokollunderskrivere

    7. Valg av tellekorps

  2. STYRETS ÅRSBERETNING

  3. REGNSKAP MED REVISORS BERETNING

  4. INNKOMNE FORSLAG

  5. BUDSJETT

  6. FORSLAG TIL HANDLINGS­PLAN

  7. VALG

    1. Styre

    2. Revisor med personlig vara­medlem (skal ikke ha andre verv)

    3. valgkomité

    4. ungdomsrepresentant

  8. OPPNEVNING AV LIKE­PERSONER

  9. OPPNEVNING AV DELEGAT TIL LANDSMØTE MED VARA (dette gjelder i landsmøteåret)

Styringsdokumenter

Psoriasis- og eksemforbundets vedtekter og strategidokument er organisasjonens styringsdokumenter og uttrykker de grunnleggende verdiene forbundet står for. Styrings­dokumentene vedtas av landsmøtet i PEF, som avholdes hvert tredje år. Neste landsmøtet arrangeres i 2024.

Vedtektene er de tillitsvalgtes overordnede styringsdokumenter. Det er med andre ord regelboken for hvordan PEF som organisasjon skal drives.

Strategien beskriver de målene PEF ønsker å oppnå i løpet av strategiperioden. For perioden 2021-2024 har PEF vedtatt følgende mål:

  • PEF er et godt og relevant fellesskap for alle med hudsykdommer og psoriasisartritt.

  • PEF er en god formidler av kvalitetssikret kunnskap og informasjon.

  • PEF skaper engasjement for våre saker.

Styringsdokumentene og andre viktige dokumenter finner du på Psoriasis- og eksemforbundets nettside hudportalen.no

Organisasjonskurs

1.-3. september 2023 planlegges det organisasjonskurs for nye og erfarne tillitsvalgte i Psoriasis- og eksemforbundet (PEF). Dette kurset gjennomføres i forbindelse med representantskapsmøtet. Sett av datoen – mer informasjon kommer!