Årsmøtet er gjennomført – hva nå?
I februar og mars gjennomfører alle lokallag og fylkeslag i Psoriasis- og eksemforbundet sine årsmøter.
PEFs organisasjonsskole
Du kan følge organisasjonsskolen til Psoriasis- og eksemforbundet (PEF) i hver utgave av Hud & Helse. På PEFs organisasjonsskole tar vi opp temaer som er viktige å kunne noe om for deg som er tillitsvalgt i et lokallag eller et fylkeslag i PEF.
Målet er å gi alle verktøy som kan hjelpe i arbeidet med å drive et lokallag eller fylkeslag i PEF.
I Hud & Helse nr. 4 – 2022 handlet organisasjonsskolen om gjennomføring av et årsmøte.
I Hud & Helse nr. 1 – 2023 besto skolen av en innføring i styrearbeid.
I Hud & Helse nr. 2 – 2023 ga vi råd og tips om å lage aktiviteter i lokal- eller fylkeslag.
I Hud & Helse nr. 3 – 2023 tok vi for oss medlemsverving og medlemspleie.
I Hud & Helse nr. 4 – 2023 ga vi råd om planlegging av et nytt år.
Har du tilbakemeldinger til oss? Eller ønsker for temaer som kan tas opp gjennom i PEFs organisasjonsskole? Send oss en e-post på post@pefnorge.no
Årsmøtet er øverste myndighet i lokal- og fylkeslagene. På årsmøtet kan alle medlemmer som har fylt 15 år og betalt kontingenten for medlemskap i PEF i inneværende år, delta. Årsmøtet er medlemmenes anledning til å være med på å styre lokallaget, blant annet gjennom å godta budsjett, handlingsplan og hvem som skal sitte i styret.
Etterarbeid
Når årsmøtet er gjennomført venter litt etterarbeid for styret i lokallaget.
-
Innen 14 dager etter årsmøtet skal følgende dokumenter sendes til PEF sentralt (gjerne på epost post@pefnorge.no):
Godkjent årsberetning og regnskap
Signert protokoll fra årsmøtet
Arbeidsplan eller handlingsplan
Utfylt rapportskjema. (Dette skjemaet er et krav fra offentlige myndigheter, og skal fylles ut med data per 31.12 i året før årsmøtet gjennomføres.)
Liste med kontaktinformasjon (epost og telefon) til alle i styret
-
Til fylkeslaget og representantskapsrepresentanten sendes:
Protokoll
Utfylt rapportskjema.
Det nye styret skal legge inn endringene i styret i Brønnøysundregistrene. Bruk skjemaet Samordnet registermelding som du finner på nettsiden altinn.no Legg ved protokoll fra årsmøtet.
Første styremøte
På første styremøte etter årsmøtet må styret konstitueres. Det betyr egentlig å bestemme hvem som skal ha hvilke funksjoner og hvilke oppgaver det enkelte styremedlem skal ha. Det bør for eksempel bestemmes hvem som skal ha tilgang til bankkonto, hvem som skal sørge for endringsmelding til Brønnøysund og hvem som skal være medlemsansvarlig.
I tillegg kan også være smart å snakke litt om hva dere kan, hva slags kompetanse dere har og hva dere har lyst til å bidra med. Noen liker å skrive og passer derfor godt til sekretæroppgaven. Andre elsker å arrangere kurs, mens andre igjen kan mye om sosiale medier. Bruk hverandres styrker og kompetanse.
Nye styremedlemmer
Er det noen nye i styret? Hvordan ivareta dere de nye styremedlemmene? Husk at nye styremedlemmer er en verdifull ressurs, som kan ha et nytt og verdifullt perspektiv. Kanskje ikke sånn vi alltid har gjort det, er den beste eller mest effektive måten å gjøre ting på? Vi må ivareta ny giv og la oss inspirere!
Medlemsaktiviteter
Er dere klare til å gjennomføre deres første medlemsaktivitet i år!? Her er noen tips. Husk å gjøre en grundig jobb med markedsføringen. Hvem kan ha interesse av å vite om arrangementet? Er det lokale krefter som kan bidra med å synliggjøre arrangementet og aktiviteten.
Alle medlemmer må få vite om aktiviteten. Det kan kanskje også være av interesse for potensielle medlemmer å få kjennskap til aktiviteten, men hvordan får vi til det? Dere kan for eksempel benytte dere av jungeltelegrafen, lokale grupper på Facebook (mange byer og tettsteder har egne Facebook-grupper som forteller hva som skjer), en notis i lokalavisa eller kanskje til og med en plakat på oppslagstavla på butikken. PEF sentralt kan også bidra med å synliggjøre aktiviteten, og dere kan også gjerne markedsføre arrangementet i Hud & Helse.
Behov for ideer?
Har dere ikke planlagt noe? Sjekk aktivitetsbanken på nettsiden vår, hudportalen.no eller snakk med PEF sentralt. Hva med å samarbeide med et eller flere lokallag som holder til i nærheten? Eller kanskje samarbeid med lokallag i andre organisasjoner? Har dere prøvd alt før, og ingen ville komme? Kanskje det likevel fungerer denne gangen?
Styret er valgt av årsmøtet til å drifte lokallaget. Dette skal gjøres i henhold til budsjett og handlingsplan vedtatt av årsmøtet, men styret har også anledning til å ta initiativ til å gjennomføre aktiviteter som ikke konkret står i handlingsplanen. Ta for eksempel en prat med PEF sentralt om å søke midler til et medlemstreff fra Dam Ekspress.