Styrets oppgaver

Etter at et styre er valgt på årsmøtet, skal styret konstituere seg på sitt første styremøte. Det er styreleder som kaller inn til styremøte. En konstituering innebærer at styret fordeler roller og oppgaver, som blant annet sekretær og kasserer.

Styret leder lagets virksomhet i samsvar med vedtekter og vedtak fra årsmøtet. Styret avholder fortrinnsvis minst to styremøter og minst to medlemsmøter i løpet av året. Styret har også ansvaret for innkalling og gjennomføring av neste årsmøte.

Det skal føres referat (protokoll) fra alle styremøter. Der skal det fremkomme tid og sted for møtet, hvem som var tilstede, hvilke saker som ble diskutert og hvilke vedtak som ble fattet.

Oppgavene:

• Styret skal lede laget i samsvar med PEFs vedtekter og handlingsplaner.

• Styret skal også følge opp de planer årsmøtet har lagt.

• Arbeidsoppgavene i styret fordeles ved at det i vedtak i styreprotokollen sier noe om hvem som har ansvaret for å følge opp saken.

• Styret skal bestå av minst tre personer og skal:

  • Avholde styremøter, styre­protokoll sendes fylkeslaget.

  • Avholde åpne møter, kurs eller andre tiltak for medlemmene.

  • Delta med representanter på konferanser og møter.

  • Forberede saker som skal behandles på medlems- og årsmøter.

  • Avholde årsmøte.

  • Sende inn årsmelding, årsregnskap fra foregående år, samt protokoll fra årsmøtet til fylkeslaget og PEFs administrasjon.

  • Føre regnskap og budsjetter i tråd med gjeldende rutiner.

  • Søke midler fra fylkeslaget, eksterne aktører og offentlige etater.

Økonomistyring

PEF sentralt, lokallagene og fylkes­lagene har et ansvar for å ha en oversiktlig og etterrettelig økonomi. Vi forvalter medlemmenes penger, og pengene skal brukes på medlemmene. Det er årsmøtene som vedtar budsjett og handlingsplan – og dette legger rammen for hvor mye som skal brukes på hva.

Årsmøtene velger en styreleder og styremedlemmer. Styret konstituerer seg selv på første styremøte. Det betyr at styret velger sekretær, kasserer og eventuelt andre funksjoner i organet.

Lokallag og fylkeslag bør ha rutiner for hvordan betalinger skal foregå. Alle kostnader skal være i tråd med budsjett, handlingsplan og vedtak i styret.

Kasserer fører regnskap og sørger for oppbevaring av bilag i fem år. Alle inntekter og utgifter skal ha et bilag. Men bilag menes dokumentasjon, som kan være en kvittering eller faktura eller noe som viser hva det gjelder. Bilag kan oppbevares digitalt eller fysisk i en perm eller liknende.

Årsmøtet velger også en revisor, som skal gå gjennom regnskapet og levere en revisjonsrapport til årsmøtet. Revisor kan ikke ha andre tillitsverv i laget.

Likepersoner

En likeperson er et medlem som medlemmer og andre kan ta kontakt med når de trenger noen å dele erfaringer med. Likepersonene til PEF er viktige for organisasjonen. I PEFs retningslinjer for likepersonsarbeid står det at det er lokallaget og fylkeslaget som oppnevner likepersonene. Dette gjøres på årsmøtet.

Likepersonene forankres i fore­ningen og som regel har de gått på likepersonskurs, før de kan tiltre som likepersoner. Et likepersonkurs er en opplæring i vervet. På kurset får de råd og veiledning om oppgavene som venter. Likepersonene må også undertegne et taushetsløfte. Neste likepersonskurs arrangeres 15.–16. april på Quality Airport Hotel Gardermoen.

Etiske retningslinjer

Representantskapet i organisasjonen vedtok i 2020 PEFs etiske retnings­linjer. Disse retningslinjene gjelder for alle tillitsvalgte og alle ansatte i PEF. De etiske retningslinjene gjelder også for alle organisasjonsledd i PEF-systemet som fylkeslag, ­lokalforeninger og utvalg.

De etiske retningslinjene finner du på hudportalen.no.